Empreender é um caminho repleto de desafios. Porém, há alguns trâmites e burocracias que podem ser facilitados com o certificado digital. Em alguns casos, o instrumento é obrigatório e em muitos outros torna tudo mais simples, rápido, seguro e até econômico. 

Fique com a gente até o final e veja como o recurso é fundamental para empreendedores!

1. Atos na Junta Comercial

Em muitos estados brasileiros, o certificado digital é fundamental desde o primeiro momento de uma empresa. É o que acontece em Minas Gerais, por exemplo. O certificado é pré-requisito para abertura de firma na JUCEMG. A entidade também solicita o documento para alteração contratual e distrato social, registro de balanço e outros.  

O empreendedor vai precisar de um e-CPF para fazer o contrato de constituição da empresa. Mesmo em juntas que não solicitam o certificado, utilizá-lo, na maioria das vezes, facilita bastante o processo, além de tornar tudo mais seguro graças à criptografia utilizada nos certificados. 

2. Assinatura de contratos a distância

A vida da maioria dos empreendedores é agitada, não raro, marcada por muitas viagens e compromissos. É normal que diversas atividades aconteçam simultaneamente, inclusive a negociação de contratos. O certificado digital torna a assinatura desses documentos muito mais fácil, rápida, cômoda e barata. 

É possível que o empreendedor assine os contratos de qualquer lugar. Assim, além de videoconferências para as negociações, ele consegue formalizar o negócio sem necessidade de um encontro presencial também. 

Por ser equivalente a um contrato com firma reconhecida em cartório, o empreendedor também economiza com taxas cartoriais e despesas de deslocamento. Sem falar, claro, na comodidade e tempo.  

3. Declarar Imposto de Renda 

A Receita Federal permite declarar o Imposto de Renda (IR) com certificado digital. É uma opção que torna o cumprimento da obrigatoriedade muito mais rápido e seguro. Com o certificado, a Receita preenche boa parte das informações automaticamente, a segurança também é reforçada por causa da criptografia. 

Para transmissão da Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), inclusive, a Receita exige o certificado, ele é obrigatório. 

4. Emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

Quase todo empreendedor precisa emitir nota fiscal eletrônica. Em alguns lugares, o uso do certificado digital é obrigatório para tal. A emissão de NF-e é condição, na maioria das vezes, para concluir uma venda ou receber um serviço. 

Onde ele é opcional, o empresário também tem benefícios ao optar por realizar a emissão com o documento. As NF-es ganham uma camada extra de proteção com o uso do certificado. 

Agora, se o empreendedor deseja enviar NF-es em massa, o certificado digital torna-se obrigatório. 

5. Procuração para contador

Há diversas obrigações contábeis e fiscais que o empreendedor deve cumprir. Na maioria das vezes, elas são sinônimo de burocracia, mesmo que ele delegue para um contador. Porém, o certificado digital facilita o cumprimento dessas regras de forma mais facilitada. 

Em vez de deixar o certificado com o profissional de contabilidade, indicamos que você faça uma procuração para ele com o próprio documento. Dessa forma, seus dados ficam mais protegidos e tudo é feito de maneira mais ágil, mesmo nos casos opcionais.

É possível outorgar a procuração no Gov.br com o certificado, é a forma mais recomendada. 

Outra forma de conceder uma procuração para o contador é com reconhecimento de firma em cartório e protocolo na Receita Federal, uma maneira bem mais burocrática e com despesas do que com certificado digital.  

São exemplos de serviços contábeis que só podem ser realizados com o certificado:

1. Emissão de NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) em lote. 

2. Acesso ao portal da Conectividade Social – ICP da Caixa para movimentar o FGTS dos empregados (extrato de saldo e liberação de saque). 

3. Transmissão da GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS) para o Conectividade Social – ICP. 

4. Registrar atos nas juntas comerciais de alguns estados (contrato de constituição de empresa, alteração contratual e distrato social, registro de balanço e outros). 

5. Outorgar procuração eletrônica dentro do e-CAC. 

6. Consultar NF-e e baixar XML no portal nacional da NF-e. 

7. Transmissão da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) para a Receita Federal do Brasil (RFB). 

8. Transmissão da Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) para a RFB. 

9. Transmissão da Declaração de Serviços Médicos e de Saúde (DMED) para a RFB.

10. Transmissão da Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias (DIMOB) para a RFB. 

11. Transmissão da GRRF (multa do FGTS em caso de rescisão) para o Conectividade Social – ICP.  

Certificado digital por videoconferência, faça o seu!

Viu como o certificado digital é vantajoso para empreendedores? Se você ainda não tem o seu ou precisa renovar, fazemos a emissão por videoconferência. Para quem prefere o atendimento presencial, temos unidades parceiras em praticamente todo país. Comece a ter uma rotina empreendedora com mais facilidade, economia e segurança. 

É grande o número de empresas que precisam investir em certificação digital para realizar operações eletrônicas e enviar informações trabalhistas ao Governo. Essa necessidade se estende a instituições de diferentes segmentos, entre eles, o de comércio atacadista.

A Certificação digital para negócios do setor agiliza processos, reduz burocracias e proporciona mais segurança durante a realização de transações virtuais. Além disso, o seu uso é obrigatório para a execução de vários serviços oferecidos pelo Governo, como consultas ou envio de dados ao e-Social. 

Neste artigo, vamos mostrar as funcionalidades da ferramenta para esse tipo de negócio e as vantagens que ela oferece para o comércio atacadista. Fique com a gente até o final e se informe sobre o assunto!

Emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) 

Com implementação gradual iniciada em 2010, a emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e) tornou-se obrigatória para a maioria das empresas. Conforme a Lei Nº 8.846, de 21 de janeiro de 1994, o documento deve ser emitido por marcas que realizem vendas de mercadorias ou prestação de serviços.

Assim, instituições integrantes do comércio atacadista precisam cumprir com essa determinação, já que suas atividades envolvem a compra e venda de produtos para outras pessoas, muitas vezes, de caráter jurídico. Se ela for inscrita no regime tributário de Lucro Presumido ou Real, a sua emissão também é obrigatória e, nesse caso, ela só é possível com o auxílio de um certificado digital.

A adoção da ferramenta nesse processo diminui as chances de adulteração e violação dos dados pessoais dos clientes, além de oferecer segurança máxima no uso das informações da empresa e dos consumidores. Além disso, ela garante que a nota fiscal eletrônica tenha validade jurídica por meio da assinatura digital que precisa constar no documento. Somente o dispositivo consegue comprovar a legitimidade, autenticidade e confirmar a identidade do signatário.

Registrar trabalhador no eSocial

A utilização do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) foi estendida a todos os empregadores em julho de 2018, incluindo os do setor atacadista. Por meio desse sistema, é possível cadastrar os colaboradores que chegam à empresa para garantir o pagamento do INSS e FGTS, além de mantê-los legalizados.

Ele também é usado para que o empresário consiga cumprir todas as suas obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, como comunicar admissões e demissões, informar sobre a folha de pagamento, aviso prévio, acidentes de trabalho e outras exigências legais. Ou seja, o e-Social surgiu para substituir os formulários, guias e papeladas antes usadas com esses mesmos fins, centralizando o envio de dados.

Assim como a emissão de NF-e, o acesso ao sistema do Governo deve ser realizado com um certificado digital do tipo A1 ou A3, emitido por uma autoridade certificadora (AC) credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Ao usá-lo, todos os procedimentos na plataforma passam a serem feitos com mais segurança, praticidade e pouca burocracia, com a mesma autenticidade, integridade e validade jurídica.

Outras obrigatoriedades com mais segurança

A certificação digital para o comércio atacadista é usada para o cumprimento de outras obrigações. Apesar de serem operações diferentes, a ferramenta oferece a mesma segurança e praticidade.

Atividades como reconhecimento de firmas e idas ao banco, por exemplo, podem ser substituídas por transações on-line graças à ferramenta, que oferece autenticidade em todas elas. Confira algumas obrigatoriedades seguradas pelo documento eletrônico.

• Transações bancárias.
• Assinatura e envio de documentos pela internet.
• Envio de declarações sobre o negócio.
• Consultar e atualizar dados cadastrais.
• Emitir NF-es e outros documentos fiscais.
• Acessar outros serviços da Receita Federal.

Menos risco de fraudes

Essa é uma das principais vantagens de quem decide investir em certificação digital. Tentativas de fraudes acontecem diariamente, tanto com pessoas físicas quanto jurídicas. Por isso, proteger-se de golpes que coloquem em risco a integridade das suas informações pessoais ou da sua empresa é essencial.

Segundo a Associação Nacional de Certificação Digital, em uma pesquisa realizada em 2020, 0,0027% é o percentual de documentos fraudados quando se utiliza o documento eletrônico. Ou seja, menos que 1%, uma porcentagem já considerada baixa. Se pensarmos ainda que essas ações realizadas por pessoas mal intencionadas representam perda de dinheiro e transtornos para os negócios, proteger-se delas se torna uma questão de sobrevivência.

Assim, a certificação digital é uma ótima solução, pois evita prejuízos e impede que fraudes, como vazamento ou roubo de dados aconteçam em ambiente on-line. Tudo isso, graças ao recurso tecnológico de, por codificar as informações presentes na ferramenta e permitir que apenas o emissor e o receptor consigam lê-las.

Assinatura de contratos 

A assinatura de contratos é uma atividade muito comum em instituições do comércio varejista. Seja durante a admissão de algum colaborador ou em uma negociação com o fabricante, ou revendedor de produtos, o documento está sempre presente na rotina dos empreendedores do setor.

Para validar um contrato, no entanto, é necessário a assinatura de ambas as partes, processo que se torna ainda mais fácil e seguro com um certificado digital. O par de chaves criptográficas presente na ferramenta, além de proteger as informações envolvidas nesse processo, oferece validade jurídica ao documento. Dessa forma, a sua validade legal é a mesma de uma assinatura feita a próprio punho. 

Redução do uso de papéis 

Um documento assinado digitalmente com a ferramenta é válido juridicamente e pode ser arquivado neste mesmo ambiente virtual. Com a digitalização de contratos, procurações e demais documentos importantes, é possível reduzir as impressões em papel, atitude que impacta diretamente o meio ambiente e diminui os gastos com cartuchos e impressoras. 

Economia de tempo e dinheiro com deslocamentos

Outra vantagem proporcionada pelo uso do certificado digital é a economia de tempo e de recursos com deslocamentos. Assim como em outros setores, profissionais do comércio atacadista precisam se deslocar para conseguir assinaturas manuscritas em contratos, fazer negociações com fornecedores e resolver outras burocracias, o que consome tempo e dinheiro. 

Porém, ao investir no documento eletrônico, todas essas preocupações deixam de existir, já que essas transações passam a ser realizadas de forma virtual. Os contratos, por exemplo, podem ser assinados e enviados digitalmente para pessoas de qualquer lugar do mundo. Da tela do computador ou mesmo do celular é possível fazer essa e outras operações, sem necessidade de deslocamento.

Emita seu certificado digital conosco

Após conhecer todos os benefícios e transações feitas por um certificado digital, não há motivos para você não investir em um, não é?

Na prática, você verá como o seu uso para o setor de comércio atacadista é fundamental para desburocratizar processos e tornar sua rotina mais dinâmica. 

Se quiser se beneficiar com todas as facilidades oferecidas pela ferramenta, entre em contato com uma de nossas unidades e solicite a emissão do seu certificado.

Você criou uma empresa tão bem-sucedida que ela se transformou em franquia. Sua marca e modelo de negócios serão referência para centenas, talvez milhares, de empreendedores. A lucratividade empresarial também vai subir bastante. Mas, se as vantagens aumentam, a transformação da sua empresa em franquia traz muitas tarefas adicionais e pontos de atenção.

O volume de negociação com terceiros, obrigatoriedades e documentação aumentam bastante. Neste artigo, você vai entender como o certificado digital para franqueadores pode ajudá-lo em tudo isso. Também ficarão claros os benefícios jurídicos para o franqueador e franqueado. Confira!  

Benefícios do certificado digital para franqueadores

Há muitas vantagens para o franqueador e para todos os usuários que usufruem do certificado digital. Como empresas com franquias envolvem pessoas em diversas localidades, o certificado torna-se extremamente necessário e vantajoso.

Economia

Imagina ter que autenticar todos os documentos importantes da sua franquia? Se ela for lucrativa, com certeza você terá uma quantidade bem grande de documentos para validar. Isso envolve taxas cartoriais, malotes, frete, deslocamentos, arquivamento e impressões. 

Com o certificado digital, esses seis itens deixam de existir, pelo menos da forma tradicional.

Você ainda vai arquivar toda a documentação, mas de forma digital, o que significa economia de espaço e materiais, como pastas e papéis. Como tudo é feito virtualmente, não é necessário se preocupar com viagens e malotes para enviar um documento. Ou seja, é muito mais econômico.

Assinatura de contratos a distância

Você sonhou em ter sua marca no país inteiro e este momento chegou. Para não precisar se deslocar, basta usar o certificado digital. Assim, sua equipe não precisa fazer viagens e nem se preocupar com serviços como frete ou malote. 

Agilidade

Do Oiapoque ao Chuí, você assinará documentos importantes com poucos cliques, em menos tempo do que você gastaria para imprimir contratos e outros instrumentos importantes. O franqueado receberá tudo no e-mail e o material pode ser arquivado na nuvem.

Dessa forma, sua franquia torna-se mais lucrativa, já que conseguirá fechar negócios em bem menos tempo. É como diz aquela famosa frase: “tempo é dinheiro”. 

Desburocratização

A burocracia é inimiga da produtividade e da boa experiência do cliente. Elas nos fazem perder tempo e trazem insatisfação. Mas, com o certificado digital, várias etapas caem por terra. A autenticação, carimbo do profissional, impressão em três vias e necessidade de procuração (caso você delegue algumas funções) são substituídas pelo certificado digital. 

Segurança jurídica e de informação dos documentos

Franquias têm uma série de processos para funcionarem bem. Por isso, a formalização das regras é essencial. Mas os documentos só terão validade jurídica garantida com autenticação ou uso do certificado digital. Com ele, além de assinar contratos e termos, você pode validar e-mails, atas e outros.

O documento também não pode ser alterado depois que é assinado com o certificado. O sigilo também é reforçado. Isso porque só quem tem a chave consegue ter acesso aos documentos.

A utilização do certificado digital ainda transmite mais credibilidade nas transações. Assim, o cliente te vê de outra forma.

Cumprimento de obrigatoriedades legais

Algumas obrigações legais só podem ser cumpridas com o uso do certificado digital. Outras se tornam mais seguras quando a empresa usa o instrumento, mesmo quando ele é opcional. Assim, franqueadores precisam do certificado digital para o que só pode ser realizado com ele e deveriam optar pelo certificado nos serviços opcionais para reforçar a segurança.

Sustentabilidade

Sabe aquela papelada nos escritórios? Quem usa certificado digital deixa isso no passado. Além de não precisar imprimir, o consumo de tinta, pastas, estantes e outros materiais usados para arquivar diminuem bastante.   

Qual o melhor certificado digital para franqueadores?

Você tem algumas escolhas possíveis de certificado digital para sua franquia. Vamos começar pelos que não recomendamos. O A1 tem validade de apenas um ano. Dessa forma, para uma franquia, o custo-benefício é baixo. O e-CPF também não é satisfatório para franqueadores, já que é voltado para cidadãos e não empresas.

Como o plano é ser um franqueador de sucesso, opte pelo A3 ou Bird ID, os dois têm validade maior. Vamos mostrar as vantagens de cada um para você decidir qual dos dois escolher. 

A3

O certificado digital A3 tem validade de um a três anos. Ele é considerado mais seguro que o A1, já que só pode ser usado por uma pessoa por vez. É armazenado em mídias — smartcard ou token, só é possível utilizá-lo com eles.

Também é necessário digitar uma senha para usar o dispositivo. Ele é incompatível com celulares e tablets.

É um tipo de certificado digital recomendado para quem ainda está em fase de validação das franquias e tem uma equipe menor, já que o A3 só pode ser usado por uma pessoa de cada vez.

Bird ID: certificado em nuvem

O certificado em nuvem, o Bird Id, tem alguns diferenciais em relação ao A3 e A1. Ele é compatível com dispositivos móveis, celulares e tablets. Pode ser usado em qualquer lugar com acesso à internet e você ainda consegue saber quando foi utilizado.

Além de todos esses diferenciais do Bird Id, esse certificado tem validade de até 5 anos.

Franqueador, emita seu certificado digital on-line

Independentemente do tipo de certificado que você escolher, desfrutará de diversas vantagens com o dispositivo. Usá-lo é prático, rápido e ágil desde a emissão. É possível emiti-lo on-line, por videoconferência.

Peça o seu certificado digital agora, ganhe produtividade, economia e muito mais.