Empreender é um caminho repleto de desafios. Porém, há alguns trâmites e burocracias que podem ser facilitados com o certificado digital. Em alguns casos, o instrumento é obrigatório e em muitos outros torna tudo mais simples, rápido, seguro e até econômico.
Fique com a gente até o final e veja como o recurso é fundamental para empreendedores!
1. Atos na Junta Comercial
Em muitos estados brasileiros, o certificado digital é fundamental desde o primeiro momento de uma empresa. É o que acontece em Minas Gerais, por exemplo. O certificado é pré-requisito para abertura de firma na JUCEMG. A entidade também solicita o documento para alteração contratual e distrato social, registro de balanço e outros.
O empreendedor vai precisar de um e-CPF para fazer o contrato de constituição da empresa. Mesmo em juntas que não solicitam o certificado, utilizá-lo, na maioria das vezes, facilita bastante o processo, além de tornar tudo mais seguro graças à criptografia utilizada nos certificados.
2. Assinatura de contratos a distância
A vida da maioria dos empreendedores é agitada, não raro, marcada por muitas viagens e compromissos. É normal que diversas atividades aconteçam simultaneamente, inclusive a negociação de contratos. O certificado digital torna a assinatura desses documentos muito mais fácil, rápida, cômoda e barata.
É possível que o empreendedor assine os contratos de qualquer lugar. Assim, além de videoconferências para as negociações, ele consegue formalizar o negócio sem necessidade de um encontro presencial também.
Por ser equivalente a um contrato com firma reconhecida em cartório, o empreendedor também economiza com taxas cartoriais e despesas de deslocamento. Sem falar, claro, na comodidade e tempo.
3. Declarar Imposto de Renda
A Receita Federal permite declarar o Imposto de Renda (IR) com certificado digital. É uma opção que torna o cumprimento da obrigatoriedade muito mais rápido e seguro. Com o certificado, a Receita preenche boa parte das informações automaticamente, a segurança também é reforçada por causa da criptografia.
Para transmissão da Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), inclusive, a Receita exige o certificado, ele é obrigatório.
4. Emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Quase todo empreendedor precisa emitir nota fiscal eletrônica. Em alguns lugares, o uso do certificado digital é obrigatório para tal. A emissão de NF-e é condição, na maioria das vezes, para concluir uma venda ou receber um serviço.
Onde ele é opcional, o empresário também tem benefícios ao optar por realizar a emissão com o documento. As NF-es ganham uma camada extra de proteção com o uso do certificado.
Agora, se o empreendedor deseja enviar NF-es em massa, o certificado digital torna-se obrigatório.
5. Procuração para contador
Há diversas obrigações contábeis e fiscais que o empreendedor deve cumprir. Na maioria das vezes, elas são sinônimo de burocracia, mesmo que ele delegue para um contador. Porém, o certificado digital facilita o cumprimento dessas regras de forma mais facilitada.
Em vez de deixar o certificado com o profissional de contabilidade, indicamos que você faça uma procuração para ele com o próprio documento. Dessa forma, seus dados ficam mais protegidos e tudo é feito de maneira mais ágil, mesmo nos casos opcionais.
É possível outorgar a procuração no Gov.br com o certificado, é a forma mais recomendada.
Outra forma de conceder uma procuração para o contador é com reconhecimento de firma em cartório e protocolo na Receita Federal, uma maneira bem mais burocrática e com despesas do que com certificado digital.
São exemplos de serviços contábeis que só podem ser realizados com o certificado:
1. Emissão de NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica) em lote.
2. Acesso ao portal da Conectividade Social – ICP da Caixa para movimentar o FGTS dos empregados (extrato de saldo e liberação de saque).
3. Transmissão da GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS) para o Conectividade Social – ICP.
4. Registrar atos nas juntas comerciais de alguns estados (contrato de constituição de empresa, alteração contratual e distrato social, registro de balanço e outros).
5. Outorgar procuração eletrônica dentro do e-CAC.
6. Consultar NF-e e baixar XML no portal nacional da NF-e.
7. Transmissão da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) para a Receita Federal do Brasil (RFB).
8. Transmissão da Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) para a RFB.
9. Transmissão da Declaração de Serviços Médicos e de Saúde (DMED) para a RFB.
10. Transmissão da Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias (DIMOB) para a RFB.
11. Transmissão da GRRF (multa do FGTS em caso de rescisão) para o Conectividade Social – ICP.
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