O Conselho Federal de Medicina (CFM) e a Sociedade Brasileira de Informática em Saúde (SBIS) recomendam o uso do Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) por verem diversas vantagens no documento. Ele elimina problemas do prontuário em papel, torna a atuação dos profissionais melhor e até contribui para a saúde coletiva, mesmo quando é usado por instituições privadas. 

Em cooperação técnico-científica desde 2002, a SBIS e o CFM estudam as melhores práticas para implantar e manter o prontuário eletrônico. 

“Os sistemas devem adotar mecanismos de segurança capazes de garantir autenticidade, confidencialidade e integridade das informações de saúde. A certificação digital é a tecnologia que melhor provê estes mecanismos” – consta na Cartilha da SBIS e do CFM.

O PEP foi permitido em 2007, com a resolução CFM Nº 1821/2007. Além de usar o certificado digital, toda instituição precisa ter Comissão de Revisão de Prontuários. 

Neste artigo, você entenderá quais as vantagens do prontuário eletrônico médico, segundo a SBIM e o CFM, e também os benefícios de substituir o prontuário em papel pelo eletrônico. Confira! 

1. Disponibilidade

O prontuário eletrônico pode ser acessado por diversas pessoas ao mesmo tempo e de diferentes lugares. Dessa forma, o trabalho da equipe de saúde é facilitado. Pode-se estudar um caso com uma junta de especialistas independentemente do local, o que tende a aumentar a qualidade dos tratamentos e dá mais agilidade às decisões médicas. 

2. Segurança da informação 

A obrigatoriedade da assinatura com certificado digital dá mais segurança aos dados do prontuário médico eletrônico. Ele tem camadas extras de segurança com criptografia, uma das tecnologias mais eficientes para impedir vazamento de dados. Outro profissional só poderá acessar o documento se tiver uma chave criptográfica e permissão do responsável. 

3. Menos erros 

Segundo o CFM e a SBIS, a adoção do prontuário eletrônico de saúde confere maior assertividade às informações dos prontuários. A quantidade menor de erros está ligada à padronização do modelo e recursos tecnológicos empregados no documento. Informações precisas são importantes em qualquer setor, na área médica é ainda mais essencial, já que irá interferir em decisões com impacto na qualidade de vida e até na sobrevivência dos pacientes. 

4. Redução de despesas 

De acordo com estudos internacionais, citados na cartilha da SBIM e CFM, o uso do prontuário eletrônico de saúde diminui as despesas para as instituições. Além da economia de papel, suprimentos para impressão (tinta, impressora e outros), devemos lembrar que os prontuários em papel ocupam espaço e exigem mais recursos para arquivamento. 

O deslocamento de documentos, com envio por correios, malotes e outros, também acarreta gastos. 

5. Compartilhamento de informações

O prontuário eletrônico é um documento restrito à consulta em uma determinada instituição de saúde. Mas, graças à digitalização, hoje temos o Registro Eletrônico de Saúde (RES), trata-se de um repertório compartilhado de informações para entender cenários da saúde coletiva. Assim, os dados antes restritos a um hospital, por exemplo, podem ser usados para estudos e relatórios para entender a situação em uma cidade, região, estado, país e outros. 

Pode-se entender as notificações de dengue em um determinado período e local a partir desses dados, cruzando informações da rede pública e privada, inclusive. Esses dados são fundamentais para desenvolver políticas públicas e planejamento. 

6. Eliminação do papel e suas limitações

Preservar os recursos naturais é uma preocupação mundial. A digitalização dos prontuários colabora bastante com essa demanda da humanidade. Ao suprimir o uso do papel, economiza-se diversos outros recursos, como já citamos anteriormente. Além de tornar as instituições mais sustentáveis, o prontuário eletrônico exclui outros problemas que podem ser causados pelo papel, vários deles já pincelados ao longo deste artigo. 

– Dificuldade de armazenamento

Todos os dias, hospitais, clínicas e outros serviços de saúde precisam registrar diversos dados de pacientes. São dezenas, às vezes milhares de dados, muito importantes. Ao utilizar papel, acumula-se cada vez mais papel para armazenar, o que exige estrutura para arquivar tudo por anos. O CFM pede que seja por 20 anos. É necessário designar pessoas, espaço e ter estratégia para manter os registros em prontuário seguros. 

– Fragilidade do papel

Papel é um recurso que estraga fácil, seja por causa do tempo armazenado ou acidentes (pequenos ou grandes), com água, fogo e outros. Dessa forma, é fácil perder os prontuários nos moldes tradicionais, já que dificilmente eles terão uma cópia, ao contrário de quem usa a versão eletrônica, armazenada em nuvem. 

– Baixa mobilidade

Com poucos cliques, é possível acessar um prontuário eletrônico, enquanto é preciso pedir malotes com esses documentos quando ele só existe na versão física. A baixa mobilidade pode atrasar tratamentos e questões legais, quando houver algum trâmite judiciário envolvido. 

– Ilegibilidade

A famosa letra de médico é um problema nos prontuários. O documento também pode se tornar ilegível por causa da fragilidade do papel, que sofre a ação do tempo e de outros agentes, os quais podem borrar tinta de caneta, provocar pequenos rasgos do papel, entre outros problemas. Com o prontuário eletrônico, esse problema não existe, já que ele é digitalizado. 

Prontuário eletrônico X prontuário digitalizado (escaneado)

A Resolução CFM Nº 1821/2007 legitima o uso do prontuário digitalizado, aquele que é feito em papel e depois escaneado. A prática é recomendada pelo CFM e pela SBIM, já que minimiza problemas como perda, estragos e facilita o acesso. Porém, o prontuário digitalizado é diferente do eletrônico. Quando escaneia-se o documento, é preciso manter o original por 20 anos. Só é possível eliminar o papel quando o documento é assinado com um certificado digital no padrão ICP-Brasil.

Certificado digital padrão ICP-Brasil aqui 

O CFM emite as carteiras profissionais digitalmente para incentivar o uso do certificado digital. Isso porque os processos com certificado são muito mais seguros, sustentáveis e assertivos, além de trazer diversas outras vantagens. A carteira de identificação do médico, em smartcard, pode ser vinculada a um certificado digital. Com isso, o profissional facilita seu trabalho e realiza diversas atividades com mais qualidade, rapidez e facilidade.

Emitimos o certificado digital para médicos no padrão ICP-Brasil, que é indicado pelo CFM. Você pode emitir via videoconferência ou em um dos postos de atendimento. Emita e desfrute de todas as vantagens o quanto antes!

As tecnologias mudaram a vida profissional e pessoal da sociedade em muitas esferas. A assinatura digital é uma dessas inovações. Porém, algumas dúvidas podem surgir quanto a esse assunto, por exemplo: como saber se um documento assinado com certificado digital é válido?

Atualmente, diversas empresas e profissionais adotam a certificação para agilizar seus trâmites com segurança. A digitalização de transações com o recurso é regulamentada por lei federal, a Medida Provisória 2.220-2/2001, o que garante sua validade.

Neste artigo, entenda o que é uma assinatura digital e como saber sua veracidade, além de opções de segurança para protegê-la. 

Como verificar se a assinatura digital é verdadeira?

Caso surja dúvida sobre a veracidade da assinatura com certificado digital, fique tranquilo. O Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) disponibiliza um sistema chamado Verificador de Conformidade do Padrão de Assinatura Digital ICP-Brasil.

É a partir dele que é possível aferir se um arquivo assinado tem o certificado ICP-Brasil, em conformidade com os requisitos do DOC-ICP-15.Os padrões de identificação são visualizados pelos navegadores Mozilla Firefox e Google Chrome. 

O passo a passo é simples: 

1. Acesse o verificador de conformidade, pelo site do ITI.
2. Depois, do lado direito, escolha a opção de relatório html ou pdf. 
3. Salve o arquivo desejado. 
4. Clique em verificar a conformidade. 
5. Em seguida, o sistema irá gerar um relatório. Ele contém todas as informações sobre o documento, junto com a resposta se a assinatura é válida ou não.

Como funciona o mecanismo de verificação

A assinatura eletrônica é composta por duas chaves criptográficas de acesso. Uma é usada para decifrar a assinatura, de modo a torná-la segura e ilegível. A outra para decifrá-la e pode ser lida pelo destinatário.

Para ter certeza da integridade da assinatura, é feita uma comparação do resumo criptográfico do documento original com o decifrado pelo assinante. Isso porque uma é usada para decifrar a outra.

Ou seja, a chave do documento do assinante é utilizada para decifrar a assinatura. Se a criptografia das duas for igual, a assinatura é verdadeira.

Esse processo é feito automaticamente pelo sistema de assinatura digital. Porém, é possível verificar se o conteúdo assinado foi alterado depois da assinatura e confirmar se mudou a forma de acessar o documento pertinente ao signatário.

Por que a assinatura digital é segura?

A assinatura digital é uma garantia de negociação on-line que utiliza o certificado digital para autenticar um documento com uma das formas mais avançadas de criptografia.

Por isso, ela é uma forma de comprovar a identidade de pessoas físicas e jurídicas na internet e possui a mesma validade jurídica de um documento autenticado em cartório. É muito mais prática, pois a assinatura é feita on-line, por meio de um certificado ICP-Brasil, sem a necessidade de deslocamento.

Assinatura digital e assinatura eletrônica têm a mesma segurança?

Existe uma diferença entre esses dois tipos de assinatura. Isso porque toda assinatura digital é eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital.

A assinatura eletrônica é um termo amplo que envolve todos os tipos de meios eletrônicos como validação. Por exemplo, assinaturas mediante senha, usadas para operações bancárias.

Além disso, esse tipo de assinatura pode ser usado como token, SMS, GPS, usuário e senha, código, entre outras.

Já a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que utiliza algoritmos de criptografia para garantir proteção e autenticidade aos documentos. Ela possui um par de chaves:

• Chave pública: usada para validar uma assinatura.
• Chave privada: formada por um conjunto de códigos criptografados com a finalidade de codificação e identificação do autor do arquivo.

Todo esse processo é coordenado pela Autoridade Certificadora licenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, unidade responsável pela criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira, fornecedora de certificados no padrão ICP-Brasil.

Apesar das diferenças, ambas são completamente válidas juridicamente. E apresentam valores marcantes de sustentabilidade, segurança, desburocratização, mobilidade, transparência e eficiência.

Por que optar pela assinatura digital?

Se você já passou pelo processo burocrático de assinatura de documentos, deve saber que ele é lento e bastante custoso. Além de requisitar tempo, capital, impressão, reconhecimento de firma.

A assinatura eletrônica chegou para revolucionar esse processo. Sua segurança utiliza um mecanismo criptográfico, tecnologia que garante que o documento permaneça inalterado até que chegue ao destinatário.

Além da praticidade de poder realizar a assinatura digital de modo remoto, feito em qualquer lugar e hora.

Como te ajudaremos nesse processo? 

Somos especialistas em emitir ou renovar certificados digitais. A validação acontece por videoconferência sem sair de casa e a qualquer momento. Os certificados A1 e A3 podem ser garantidos em nosso site com segurança.

Por isso, entre em contato conosco e solicite a emissão do seu certificado no nosso site.

Ao contrário do que muitos pensam, contratos sem assinaturas autenticadas podem ser válidos. Mas há ocasiões em que se exige o reconhecimento de firma. No entanto, os contratos autenticados ou assinados com certificado digital têm dispositivos extras de segurança, além de outras vantagens. 

Para entender tudo sobre como dar camadas de segurança a mais aos contratos, acompanhe esse artigo até o fim.  

O que é necessário para um contrato ter validade?

De acordo com a advogada Marcela Oliveira, para um contrato ser válido, foram estabelecidos os seguintes critérios elencados no Código Civil, artigo 104:

I – agente capaz;

II – objeto lícito, possível, determinado ou determinável;

III – forma prescrita ou não defesa em lei.

Além disso,  o Código Civil acrescenta em seu Art. 107 que: “A validade da declaração de vontade não dependerá de forma especial, senão quando a lei expressamente a exigir”.

Assim, o reconhecimento de firma das assinaturas de um  contrato nem sempre é um pré-requisito para sua autenticidade, conforme previsto no art 412 do Código de Processo Civil. O reconhecimento das assinaturas pelo Cartório, na verdade, é uma presunção legal  de veracidade em relação à autoria do documento, no entanto, não é a única (art. 411 do Código de Processo Civil).

Como validar um contrato com o máximo de segurança

As formas mais eficazes de comprovar autenticidade de uma assinatura é com certificado digital ou reconhecimento de firma em cartório. Entretanto, a maneira mais prática é com a assinatura digital que, quando não há vedação legal para tanto, é equivalente ao processo realizado nos cartórios.

“Sempre opto pela assinatura digital com certificado. A assinatura validada em cartório também tem o seu papel, mas, quando não obrigatória por lei, gera um custo de deslocamento e de diligências desnecessárias ao cliente”, orienta Marcela Oliveira. 

Na validação com certificado, há três pontos bastante diferentes e vantajosos da validação tradicional em cartório.

Custos

Com o certificado digital, você não precisa pagar nenhuma taxa adicional. Quem lida com grande volume de contratos se beneficia ainda mais desse fator, pois a economia é significativa ao final de um mês.

Agilidade

A assinatura manuscrita implica em deslocamentos, seja para celebrar o contrato pessoalmente ou enviar malotes para os envolvidos. Já com o certificado digital, é possível assinar o contrato de onde quer que você e seu cliente estejam, em segundos.

Antifraude

O certificado digital tem tecnologias que tornam as possibilidades de fraudes praticamente nulas. A criptografia impede que o documento seja interceptado e, portanto, alterado. Também há recursos para bloquear o acesso às informações, muitas vezes confidenciais. 

Assim, além de garantir valor jurídico para o contrato, você se beneficia de outras formas com a assinatura digital.

Golpes em contratos

Falsificar assinaturas é muito mais fácil de forma manuscrita do que digitalmente. As assinaturas digitais, com certificado, têm diversos elementos para conferir autenticidade..

Há quem tenha receio de usar os meios eletrônicos para celebrar contratos. No entanto, entender a tecnologia empregada nos certificados digitais coloca por terra essas desconfianças. O tipo de criptografia usada nos certificados torna todo o processo seguro. 

Mensagens de e-mail e WhatsApp como evidência

Se pensarmos que um contrato é acordo de vontades, pode-se pensar que pessoalmente ou pelos aplicativos de mensagem — como WhatsApp.com e e-mail — firmamos contratos. Não é raro ver as pessoas usando informações desses canais como evidência em processos.

Alguém que apenas assinou um contrato, sem autenticá-lo em cartório ou uso do certificado digital, pode pensar que as trocas de mensagens complementam o que está no papel. No entanto, não são provas irrefutáveis.

Em junho de 2021, a 6ª Turma do Superior Tribunal de Justiça afirmou que prints dessas mensagens não devem ser aceitos juridicamente.

Mensagens de WhatsApp e e-mail só podem ser aceitas após uma análise por peritos, o que requer acesso à conta, aparelho e até liberação das empresas responsáveis por esses canais. A liberação do acesso por parte das empresas responsáveis é complexa, tanto que aplicativos como WhatsApp e Telegram tiveram o funcionamento no Brasil ameaçado, sob a acusação de não colaborarem com a Justiça. 

E-mail certificado

Já o e-mail, quando validado com certificado digital, é prova irrefutável, tem grandes chances de ser aceito na Justiça. Como é muito usado para acordos, vale a pena seguir os passos para usar seu certificado digital para garantir autenticidade das mensagens enviadas.

Os e-mails certificados podem ser utilizados, inclusive, como prova de quebra de contrato, caso isso fique claro nas mensagens. Podem ser usados ainda para provar que houve descumprimento de cláusula – desde que isso esteja claro na troca de conversas.

Certificado digital para contratos 

A forma mais segura de celebrar contratos é com a validação via autenticação no cartório ou com certificado digital. Apenas a última opção oferece vantagens extras na assinatura. Como falamos anteriormente, traz agilidade, praticidade e redução de custos e minimização de golpes.

Se você ainda não usa ou precisa renovar o seu, conte conosco. Emitimos seu certificado digital on-line, por videoconferência ou em uma das nossas lojas. Escolha a melhor opção para você e comece a desfrutar dos benefícios.

Não há como negar que a internet mudou completamente a maneira como as pessoas se relacionam e realizam o seu trabalho. Se antes, para assinar e autenticar um documento físico, era necessário ir ao cartório, hoje é possível fazer as duas operações remotamente, sem precisar sair de casa ou da empresa.

A assinatura digital, recurso tecnológico que já conquistou muitos adeptos, é a responsável por tornar mais prático, seguro e econômico esse processo de assinatura. Ao investir nesse tipo de transação, você confere ao documento a mesma validade jurídica de uma versão física e tem a possibilidade de enviá-lo por e-mail ou aplicativos de mensagens instantâneas, tudo sem burocracia.

Além disso, ela pode ser aplicada nos mais diversos tipos de documentos: contratos, procurações, laudos médicos, atestados e outros.

Quer entender melhor essa tecnologia e saber como ela funciona? Fique com a gente até o final deste artigo e saiba por que você deve adotar a assinatura digital na sua empresa e no seu dia a dia.

Acompanhe!

O que é assinatura digital?

A assinatura digital é uma tecnologia que corresponde a uma assinatura feita à próprio punho, porém, é usada para documentos enviados virtualmente.

Com ela, uma empresa ou pessoa física elimina todo o processo manual de coleta de assinaturas, reconhecimento de firma e gestão de documentos físicos, pois tudo passa a ser feito de forma digital, mas com a mesma garantia de integridade e autenticidade. Como consequência, temos transações simplificadas, menos burocráticas e mais seguras.

Isso porque a assinatura digital utiliza o par de chaves criptográficas de um certificado digital para não apenas dar validade jurídica ao documento, mas proteger as informações envolvidas nesse processo.

Nesse tipo de assinatura, o signatário usa a ferramenta para comprovar a sua identidade em ambiente on-line e garantir a veracidade da operação. O que significa que, para assinar o documento, é necessário ter um certificado emitido por uma unidade credenciada a uma Autoridade Certificadora (AC), de acordo com os padrões da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Assinatura digital x assinatura eletrônica: principais diferenças

Ao contrário do que muitos acreditam, a assinatura digital e a assinatura eletrônica são totalmente distintas. Embora as duas sejam realizadas no meio virtual, há características específicas que as diferenciam.

Como mostramos, o primeiro modelo de assinatura só pode ser feito com o auxílio de um certificado digital e sua estrutura é protegida pela criptografia. Essa tecnologia é que permite atestar a identidade do assinante, garantir a integridade das informações e a sua validade.

Já a assinatura eletrônica não utiliza o certificado para ser realizada. Nesse caso, a sua segurança e a identificação do usuário será verificada por fatores como o endereço de IP do equipamento usado, a geolocalização, digitação de códigos de segurança enviados por e-mail ou SMS e outros. Assim, o sistema de assinaturas é quem define qual desses meios será usado para tornar-se um ato válido.

Além disso, para que o modelo eletrônico tenha validade legal, é importante que a assinatura seja íntegra, autêntica e tenha o registro da maneira e do dia em que foi feita.

Vantagens da assinatura digital para uma empresa

Já adotada por milhares de empresas e profissionais autônomos, a assinatura digital oferece diversas vantagens aos usuários. Além de desburocratizar o processo de assinatura em si, ela ainda proporciona os seguintes benefícios:

Praticidade

Tanto a assinatura quanto o envio de documentos são mais ágeis com esse modelo digital, uma vez que tudo pode ser feito a distância, por meio da internet.

A assinatura de documentos físicos, por exemplo, passa por um processo lento, no qual é preciso que o primeiro signatário o assine e envie a outra pessoa que também deve assinar. Após isso, é necessário encaminhar novamente ao remetente. Dependendo do local onde as partes interessadas residem e da forma de envio escolhida, essa transação pode levar dias, atrasando o andamento da negociação.

Com a assinatura digital, no entanto, esse procedimento se torna mais rápido e simples. Basta um clique para que o arquivo seja assinado e enviado no formato PDF, DOC ou outro.

Redução de custos

A redução de custos é outra vantagem de adotar a assinatura digital no seu negócio e na sua rotina. Com a desmaterialização dos documentos físicos, os custos com materiais de escritório (papel, impressoras e cartuchos para impressão) podem ser reduzidos ou mesmo eliminados.

Além dos gastos com deslocamento para envio em correios e transportadoras ou autenticação em cartórios.

Sustentabilidade

A sustentabilidade é um benefício que está diretamente relacionado à redução de custos. Afinal, quando sua empresa consome menos materiais de escritório e, principalmente, papel, um dos resíduos mais gerados no mundo, ela passa a contribuir com a preservação do meio ambiente.

Veja o que acontece quando uma tonelada de papel (1.000 quilos) é produzida:

• 11 árvores são derrubadas;
• 1,5 tonelada de CO₂ é emitida na atmosfera;
• 100 mil litros de água são usados.

Se você achou muito distante da sua realidade, saiba que para uma folha de papel A4 são usados 10 litros de água. 

Além disso, vale lembrar que uma empresa com políticas sustentáveis ganha em credibilidade e destaque no mercado. Assim, trata-se de uma ação com dupla vantagem.

Melhoria na gestão de documentos

Se todas as transações documentais passam a ser realizadas em ambiente virtual, mediante a assinatura digital, todos os arquivos serão armazenados diretamente no computador ou na nuvem. Dessa forma, você tem a possibilidade de classificá-los por assuntos ou datas e encontrá-los rapidamente por meio de ferramentas de buscas.

Essa organização pode evitar que documentos sejam enviados erroneamente e aumentar a produtividade dos colaboradores pela busca mais ágil.

Documentos em que a assinatura digital pode ser aplicada

A assinatura digital é um recurso já usado em diversos setores: recursos humanos, contabilidade e saúde são apenas alguns deles. Essa amplitude se deve às operações em que ela pode ser aplicada e no tipo de documento utilizado. Dentre eles, podemos destacar:

• Assinatura de contratos com clientes, fornecedores e parceiros;
• Prescrições e atestados médicos;
• Declarações fiscais;
• Procurações e protocolos;
• Propostas e apólices de seguros;
• Concessões de créditos.

Como funciona a assinatura com certificado digital

Como mostramos, para assinar digitalmente um documento é necessário, primeiro, possuir um certificado digital. Sem a ferramenta, o usuário não terá como assinar o documento e tampouco garantir a sua autenticidade.

Não podemos nos esquecer que o certificado é a sua identidade no meio on-line, ou seja, é ele que comprova que você é você. Por isso, a sua utilização para assinar um contrato ou outro tipo de documento é tão importante.

As chaves criptográficas, por sua vez, é que garantem a segurança e confidencialidade das informações presentes nos arquivos. Enquanto a chave privada tem a função de codificar e identificar o autor do documento, a pública é usada para conferir a validade da assinatura.

Além disso, para assinar, o signatário deve escolher o modelo de certificado que melhor atende às suas necessidades. Enquanto o e-CPF permite assinar em nome de uma pessoa física, o e-CNPJ corresponde a uma assinatura feita em nome de uma empresa. Porém, há ainda os modelos NF-e (para emissão de nota fiscal eletrônica).

Outro detalhe a ser considerado é o modo de armazenamento da ferramenta, que pode ser:

• Diretamente no computador ou celular (certificado do tipo A1);
• Armazenado em token ou smartcard (do tipo A3);
• Armazenado em nuvem (Bird-ID).

Tudo vai depender das operações que você pretende usá-lo.

Essa é uma ótima maneira de ver, na prática, a mudança que a transformação digital pode fazer pela sua empresa.

Com os avanços tecnológicos, a técnica da assinatura digital em documentos eletrônicos se popularizou. Hoje, diversas empresas e profissionais autônomos adotaram a tecnologia para agilizar processos e garantir autenticidade e segurança nas suas transações. Agora, bastam alguns cliques no computador para que os documentos sejam assinados e enviados aos envolvidos. 

Em razão da digitalização de processos e da necessidade de assegurar que as transações tenham a segurança jurídica desejada pelas organizações, o Governo Federal aprovou em 2001, a Medida Provisória 2.220-2/2001.

Essa mesma Medida que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) visa garantir a validade jurídica das assinaturas digitais em documentos eletrônicos. Ou seja, o documento assinado de forma digital passou a ter a mesma validade dos assinados fisicamente, em papel, e registrados em cartórios. 

Porém, para assinar um documento digitalmente, é preciso, antes de qualquer coisa, ter um certificado digital. Também existe a possibilidade de usar um assinador on-line. Essa ferramenta funciona como uma caneta eletrônica, permite que a pessoa assine documentos de forma prática e com a mesma prova de autenticidade e integridade. 

Quer saber as vantagens de um assinador on-line e como ele funciona? Fique conosco até o final deste artigo. 

O que é assinatura digital

Antes de falar sobre o assinador on-line, é preciso que você entenda, primeiro, o que é uma assinatura digital. 

A assinatura digital nada mais é do que um método que utiliza a criptografia para autenticar um documento em formato eletrônico. Essa tecnologia veio como uma substituta da assinatura manuscrita, com caneta e papel. A ideia é facilitar a rotina das empresas e profissionais autônomos ao oferecer praticidade nos processos internos e transações eletrônicas.  

Com a assinatura digital, é possível garantir a mesma validade jurídica de um documento autenticado em cartório. A única diferença é que não é necessário se deslocar até uma unidade para assiná-lo. Isso porque a assinatura é feita de forma digital, por meio de um certificado e de um assinador on-line.

Uma das principais características desse tipo de assinatura é a confiabilidade que ela garante às pessoas envolvidas. Toda essa segurança se dá pela criptografia que é validada com o certificado digital, documento gerado a partir de dados pessoais do usuário.

Dessa forma, quando o signatário assina digitalmente um documento eletrônico, sua identidade é associada ao do certificado e confirmada . Isso evita que outra pessoa tenha acesso ao documento e atente contra a sua integridade. Além disso, essa tecnologia assegura que as informações presentes no papel eletrônico permaneçam inalteradas ao chegar até o destinatário. O que colabora com um processo ainda mais seguro e legítimo. 

O que é um assinador on-line

Agora que você já sabe o que é uma assinatura digital, fica mais fácil entender o que é um assinador on-line. 

Essa ferramenta que, na verdade, é um tipo de software, funciona como uma caneta eletrônica, ou seja, é ele que vai assinar o documento eletrônico. Porém, para usá-lo, é necessário, primeiro, emitir um certificado digital. Isso porque o assinador precisa do certificado para vincular os elementos criptográficos aos documentos que serão autenticados. 

Outra função desses programas é que eles verificam o documento antes mesmo de assiná-lo. Desta forma, o signatário consegue saber se o documento é, de fato, válido e autêntico. Assim, dá mais segurança ao processo. 

Apesar de parecer um programa complexo de ser usado, eles costumam ser bem simples e intuitivos. O usuário só precisa instalá-lo no computador ou no dispositivo da sua preferência para que seja possível assinar todos os documentos eletrônicos desejados. Para te ajudar, iremos explicar a seguir como a assinatura digital é feita com esse software. 

Como funciona a assinatura digital com o software

Com o certificado digital em mãos, é a hora de assinar o documento eletrônico com a ajuda do assinador on-line. O processo é bem simples. 

Primeiramente, é preciso fazer o upload do documento que você deseja assinar no programa. Essa etapa é importante para que ele verifique todas as informações contidas no documento eletrônico e as associem às chaves criptográficas para assinar o arquivo. Após isso, uma versão compacta do documento será gerada por meio de uma função matemática conhecida como hash ou resumo criptográfico. Nessa versão reduzida, será aplicada uma chave privada do destinatário e do signatário, criando uma assinatura digital única. 

Ao fim de todo esse processo, o software vai gerar uma pasta que terá dentro, o documento eletrônico, a assinatura e a certificação do assinante. É exatamente essa pasta que será enviada aos demais envolvidos que ainda não assinaram os papéis. Só que, para eles, o processo de assinatura é um pouco diferente. É preciso que eles façam o upload da pasta no assinador e realize o método reverso. Desta vez, eles irão usar a chave pública para validar as informações contidas no documento. Caso os dados contidos nas chaves não coincidam, o arquivo será invalidado e as assinaturas não serão autenticadas. 

Quais as vantagens de usar um assinador on-line

Além de ser simples de usar, o assinador on-line traz uma série de vantagens para empresas ou profissionais autônomos que passaram a usar a ferramenta no dia a dia. Confira alguns dos principais benefícios. 

Mais economia

Para os donos do próprio negócio que desejam reduzir custos, a assinatura digital e assinador on-line são uma ótima opção. Com eles, o investimento em materiais de escritório como papel e cartuchos para impressora pode ser reduzido ou mesmo eliminado.

Além disso, os gastos com deslocamentos podem ser facilmente cortados. Isso porque não será mais necessário chamar um motoboy para resolver essas pendências com assinaturas, tampouco pagar um táxi ou gastar gasolina para ir até um cartório autenticar um documento. As despesas com manutenção e gestão de arquivos em papel também podem ser eliminadas, uma vez que a maioria dos documentos serão digitalizados. 

Otimização de processos 

Outra vantagem é que os processos corporativos serão otimizados com o uso de um assinador on-line. Com a facilidade de todos os documentos serem assinados digitalmente, o tempo gasto anteriormente em filas no cartório ou em correios poderá ser investimento em outras atividades na empresa.

Agora, não será mais necessário enviar documentos por transportadoras ou se deslocar até cartórios para autenticação. Desta forma, o esforço e o tempo para resolução dessas pendências serão reduzidos e, consequentemente, a produtividade irá aumentar.   

Tudo porque as assinaturas poderão ser feitas da própria empresa, do próprio computador, com apenas alguns cliques.  

Sustentabilidade ambiental

O papel é um dos resíduos que mais são gerados em uma empresa. De acordo com a Resource Conservation Alliance, empresa norte-americana, 40% das árvores derrubadas no mundo têm como objetivo a produção de papel. 

Assim, ao adotar documentos eletrônicos e usar um assinador on-line, sua empresa contribuirá com a preservação das florestas, e também com a quantidade de resíduos gerados diariamente. Resíduos esses que se não forem reciclados e reutilizados da maneira correta, levam anos para se decompor. 

Certificado digital x assinador on-line

Embora sejam coisas distintas, muitas pessoas tendem a confundir o certificado digital com o assinador on-line. Porém, são produtos diferentes, apesar de um complementar o outro. 

O certificado digital é uma ferramenta que pode ser usada por pessoa física e jurídica para assinar documentos digitais, fazer transferências eletrônicas e realizar obrigatoriedades com instituições do Governo. Existem diversos modelos de certificados, sendo que os mais comuns são o do tipo A1 e A3, além de possuírem validades de 1, 2 ou 3 anos. 

Já o assinador on-line é um software desenvolvido para facilitar o processo de assinatura em documentos eletrônicos. Para usá-lo, é necessário um certificado digital, pois só assim a assinatura será autenticada.

Importante destacar que embora sejam distintos, ambos oferecem a mesma validação jurídica para assinatura digital. 

Assinador on-line Certificaminas

Com o intuito de oferecer novas soluções aos nossos clientes, a Certificaminas tem o prazer de comunicar que nossa equipe de desenvolvedores está trabalhando em um novo produto. 

Além dos certificados digitais, em breve, teremos o assinador on-line. Uma solução que proporcionará às pessoas, empresas e trabalhadores autônomos mais economia de tempo e dinheiro,  além de segurança nas transações eletrônicas. Com o assinador on-line, os documentos digitais terão a mesma validade jurídica, com a diferença de que todo o trabalho referente à digitalização e à assinatura manuscrita serão eliminados do cotidiano empresarial. 

Mas, lembre-se, para que você possa usar o programa, é preciso ter um certificado digital. Por isso, aproveite para emitir o seu com a Certificaminas para, futuramente, desfrutar de mais uma de nossas soluções tecnológicas. 

Entre em contato conosco ou solicite a emissão do seu certificado no nosso site.