Empresário e contador devem ficar atentos às empresas sujeitas às novas regras
Uma portaria da Secretaria Especial de Previdência e Trabalho tratou da substituição das obrigações relativas ao envio de informações da Relação Anual de Informações Sociais (Rais) e do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged) pelas empresas já obrigadas ao eSocial.
Segundo o Governo Federal, a substituição significa uma redução expressiva nas obrigações das empresas. Além disso, evita erros ou inconsistências nas bases de dados governamentais, uma vez que a prestação da informação passa a ser feita por uma única via.
Vale a partir de quando?
Conforme divulgado pelo governo, a substituição do Caged ocorrerá para as admissões e para os desligamentos ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2020. Já a substituição da Rais será a partir do ano-base 2019 (declaração feita em 2020).
Empresas enquadradas
Uma ressalva importante é que a substituição ainda não vale para todas as empresas. Em relação ao Caged, a substituição ocorre para a grande maioria dos empregadores (grupos 1, 2 e 3 de obrigados). A exceção fica para órgãos públicos e entidades internacionais (grupo 4 de obrigados), já que ainda não estão enquadrados no eSocial, de acordo com o calendário oficial.
Por sua vez, a Rais será substituída para as empresas que já tenham a obrigação de enviar os dados de remuneração dos seus trabalhadores relativos ao ano base completo de 2019 (grupos 1 e 2 de obrigados).
“Vale lembrar que os empregadores obrigados ao eSocial que não prestaram as informações referentes às admissões e cadastramentos dos empregados, bem como aos eventos periódicos (de acordo com o calendário de obrigatoriedade), devem fazê-lo para todos os seus trabalhadores, uma vez que o cumprimento das obrigações substituídas se dará apenas por meio do envio das informações ao eSocial. A utilização dos sistemas do Caged e da Rais ficará restrita à prestação de informações cuja obrigação ainda não tenha de ser cumprida por meio do eSocial”, explica nota do Governo Federal.
Além do Caged e da Rais, as anotações na Carteira de Trabalho já haviam sido substituídas pelo eSocial. Em breve, segundo o governo, será a vez do Livro de Registro de Empregados (LRE).
Certificado digital é necessário
Para acessar o sistema de transmissão eletrônica do eSocial, é necessário possuir um certificado digital A1 ou A3 emitido por uma autoridade certificadora credenciada pela ICP-Brasil. O certificado digital é exigido para garantir segurança na transmissão das informações, assim como assegurar a garantia de autoria, a autenticidade, a integridade e a validade jurídica dos documentos eletrônicos transmitidos.
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